2016年06月13日

総務人事の役に立つExcel技:リストを合体

従業員リスト と 部署リスト があるとします。




従業員リストには部署名ではなく部署コードが入っていますが、これでは分かりにくいので、部署リストと合体させてみましょう。

垂直参照関数:VLOOKUPという関数を使います。
Vertical=垂直・・・縦に並んでいるリストから探し出す関数です。

経験上、総務人事ではよく使う関数です。
SQLを使ってデータベースのテーブルから直接データを引っ張り出すことができる人には必要ないかも知れませんが、何でもとりあえずCSVに出力してExcelで加工しようという場合には重宝する関数です。

書式:=VLOOKUP(検索値 , 範囲 , 列番号 , 検索の型)

検索値:リストから探す値
範囲:探すリスト
列番号:リストから取り出す値が入っている列番号(左端が1)
検索の型(省略可能):
 ・TRUE:探すリストに検索値が無い場合は検索値を超えない最大値を返す。
  ただし、探すリストは左端列で昇順になっている必要がある。
 ・FALSE:探すリストに検索値が無い場合は#N/Aエラーになる。
 省略した場合はTRUEを指定したものとみなされる

引数が多くて文章で書くと分かりにくいので、サンプルを見てください。



あとで数式をコピーするときに、探すリストの範囲がずれてしまうのを防ぐため、範囲を選択するときには[F4]キーを押して絶対参照にしましょう。

この数式を言葉で表すと、

佐藤一郎さんの部署名を、C2に入っている部署コードを検索値として、部署リストを検索し、部署リストの左から2番目の列に入っている値を取り出す

と、なります。

あとは、以前やった[Ctrl]+[D]の魔法で下にコピーしましょう。

VLOOKUPと対になる水平参照関数HLOOKUPというものもありますが、探すリストが横型になっただけで、使い方はVLOOKUPと一緒です。
(私はHLOOKUP関数は使ったことありませんが)

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。


★これまでの連載はこちら
●総務人事の役に立つExcel技:年齢を計算する
http://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/308/
●総務人事の役に立つExcel技:文字列の引算(2)
http://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/303/
●総務人事の役に立つExcel技:文字列の引算(1)
http://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/299/
●総務人事の役に立つExcel技:文字列の足算
http://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/296/



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