2016年04月11日

総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(2)

第3回目は　文字列の引算(2)　です。

　前回は「姓　名」から「姓」を取り出しましたが、今回は「名」を取り出して見ましょう。

「姓　名」というデータから「名」を取り出すには3つの関数を使います。

・文字列の右から文字を取り出す関数：RIGHT
書式：=RIGHT(文字列,文字数)
・文字列の何文字目に探したい文字が入っているか調べる関数：SEARCH
書式：=SEARCH(探したい文字、探す対象、何文字目から探すか）
・文字列の長さを調べる関数：LEN
書式：=LEN(文字列)

前回同様、姓と名の間のスペースは半角か全角に統一しましょう。

「名」を取り出すには、RIGHT関数で右からスペースの後の文字を取り出せばよいのですが、何文字取り出せばよいでしょう？
「名」はスペースの後ろから始まるので、全体の文字数からスペースまでの文字数を引いた文字数ですね。
ここまで分かれば、これを数式に現すだけです。

姓名から名を取り出す
　あとはセルの右下の四角「フィルハンドル」を下にドラッグすれば、数式を下にコピーすることが出来ます。
　ノートパソコンのタッチパッドなどドラッグがやりにくい場合は、数式をコピーしたい範囲＝上図でいうとＣ２からコピーしたいところまでを選択状態にしておいて、キーボードの[Ctrl]キーを押しながら[Ｄ]を押しましょう。
「コントロール　ダウン」と唱えながら押すと、魔法のように数式が下にコピーされます。

コントロール・ダウン
「コントロール　ライト」と唱える、右にコピーする魔法[Ctrl]＋[Ｒ]もあります。
　セルの選択範囲を広げる[Shift]＋[矢印]とあわせれば、普段マウスを使う方もキーボードからマウスへ手を動かす手間が省けるので、細かいことですが生産性が上がりますし、ちょっと上級者っぽく見えます(笑)

　「文字列の足算」からはじめた連載なので、便宜上「引算」というタイトルにしましたが、「文字列の一部を取り出す」方法でした。

次回は、生年月日から年齢を計算するのに使う謎の関数　DATEDIF　です。
なぜ「謎の関数」なのかは次回のお楽しみ。

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。

★これまでの連載はこちら
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(1)
https://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/299/
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算
https://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/296/

2016年03月21日

総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(1)

第2回目は　文字列の引算　です。

　前回は「姓」と「名」を足算して「姓　名」をつくりましたが、今回は逆に「姓　名」から「姓」を取り出してみましょう。

「姓　名」というデータから「姓」を取り出すには２つの関数を使います。
・文字列の左から文字を取り出す関数：LEFT
書式：=LEFT(文字列、文字数）
・文字列の何文字目に探したい文字が入っているか調べる関数：SEARCH
書式：=SEARCH(探したい文字、探す対象、何文字目から探すか）

　まず「姓」を取り出す前に、姓名の間のスペースを統一しましょう。スペースに全角と半角が混じっているとSEARCH関数でうまく探せません。（間にスペースが入っていないと、残念ながら今回の業は使えません(^_^;)）
対象の列を選択しておいて、「置換」を使って「検索する文字列」に半角スペース、「置換後の文字列」に全角スペースを入れて「すべて置換」を押すと、全て全角スペースに統一されます。全角・半角を逆にすれば半角に統一されます。

Ｅｘｃｅｌ検索と置換
さて、では「姓」を取り出してみましょう。
LEFT関数でスペースの前の文字まで取り出せばよいので、こうなります。

Ｅｘｃｅｌ姓名から姓を取り出す
この数式を言葉で書くと、
「セルＡ２の一文字目から何文字目にスペースが入っているか数えて、そのスペースの一つ前までの文字を左から取り出す。」
という意味になっています。

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。
次回は「姓　名」のデータから「名」を取り出す方法です。

★前回は、こちら
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算
https://www.trust-family.co.jp/wgs/blog/v/296/

2016年02月29日

総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算

今回から、大量のデータを取り扱うことが多い総務人事担当者のために、知っておくと便利なExcelの関数などをご紹介していきます。

第1回目は　文字列の足算　です。

「姓」と「名」が分かれている人事データを、「姓名」に変換するとき、皆さんどうやっていますか？
数値を足す場合に「＋」を使うのは常識ですが、文字列の足算＝文字列を連結するときは「＆」を使います。

Excelで文字列を足算　連結

姓と名の間にスペースを入れたい場合は、
　＝Ａ２＆”　”＆Ｂ２
と、文字列をあらわすダブルクォーテーションでスペースを挟み、＆で連結しましょう。

いかがでしたか？1回目は関数以前の問題でした。
今日はこれくらいで、と思いましたが、もう一つTipsを。

人事データベースなどから取り出したCSVデータをExcelに取り込んだとき、セルの表示形式が「文字列」に設定されてしまうことがあります。この列の右側に列を挿入すると（上の図でC列に例えば「性別」が入っていて、B列とC列の間に1列挿入して「姓名」欄を作るような場合）、挿入した列も文字列に設定され、数式を入れても数式がそのまま文字列として保存されるため計算が行なわれません。そんなときは挿入した列のセルの表示形式を「標準」に変更しましょう。

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。
次回は「姓　名」のデータから「姓」を取り出す方法です。

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